В июне 2012 г. Национальная ассоциация инноваций и развития информационных технологий провела исследование* потерь организаций, использующих «бумажный» документооборот, по сравнению с компаниями, которые уже внедрили системы электронного документооборота. По итогам исследования было выявлено, что, в зависимости от оборота организации, общие потери от применения «бумажного» документооборота составляют от 4,5 до 14 млн руб. в год. В целом, потери российской экономики, связанные с отказом коммерческих организаций от внедрения электронного документооборота, были оценены в 900 млрд руб. ежегодно.

Все группы респондентов видят серьезные проблемы, связанные с использованием «бумажного» документооборота, однако характер этих проблем отличается в различных группах. Для крупных организаций самой большой проблемой, связанной с применением «бумажного» документооборота, оказалось неисполнение в срок выданных поручений(28%). Для более мелких компаний самыми актуальными проблемами оказались потери документов(27%) и необходимость их архивного хранения (24%).

Основными причинами использования «бумажного» документооборота и отказа от внедрения систем электронного документооборота в крупных компаниях оказалось недоверие к подобным системам со стороны руководства (23%). В случае малых и средних компаний самой распространенной причиной оказалась слишком высокая стоимость решений (39%).

Исходя из данных опроса, совершенно очевидным оказался тот факт, что большинство коммерческих организаций, внедривших электронный документооборот, уже ощутили связанные с внедрением преимущества. При этом подавляющему большинству респондентов удалось окупить затраты на внедрение СЭД и ощутить экономический эффект от внедрения в течение первого года использования системы (29%). Несмотря на то что крупные организации более склонны к автоматизации документооборота и быстрее начинают ощущать позитивные изменения после внедрения, более мелкие организации также проявляют значительный интерес к СЭД.

Согласно мнению респондентов, наиболее эффективно СЭД помогает решить проблемы экономии временных ресурсов (27%), контроля деятельности сотрудников (16%) и оптимизации организационных бизнес-процессов в целом.

Среди организаций, внедривших электронный документооборот, наиболее распространенной системой оказалась система «Е1 Евфрат», ее использует 21% опрошенных компаний. На втором месте оказалась система «БОСС-Референт» (20% опрошенных), на третьем — система «ДЕЛО» (17% опрошенных).

Однако в ходе исследования было выявлено некоторое количество организаций, недовольных электронным документооборотом (средний показатель — 20%). Эти результаты указывают на большой разброс в качестве поставляемых систем электронного документооборота на российском рынке.

*Организации, которые участвовали в исследовании, имеют денежный оборот от 50 млн до 1 млрд руб. Всего из 792 опрошенных организаций в опросе приняло участие 2015 сотрудников. Каждому из респондентов был задан ряд вопросов для выяснения потерь, которые несет организация, используя «бумажный» документооборот.