С октября 2016 года в Бюджетном учреждении здравоохранения Республики Алтай «Майминская районная больница» используется система электронного документооборота «ДЕЛО». В рамках проекта барнаульская компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке, провела установку системы, ее настройку в соответствии со спецификой документооборота, а также обучение пользователей.
Для Майминской РБ «ДЕЛО» стало первым специализированным решением для автоматизации документооборота. На участках управления документопотоками и контроля исполнения до внедрения СЭД использовались смешанные методы – «бумажная» регистрация и формирование напоминаний по контрольным документам в Outlook плюс телефонные звонки исполнителям. Для подготовки делопроизводственной отчетности ответственные за документооборот вынуждены были тратить много времени, так как вся аналитика формировалась на основе данных из бумажных регистрационных журналов путем ручной выборки.
Внедрение СЭД «ДЕЛО» позволило перевести бизнес-процессы документооборота на качественно новый уровень. В рамках проекта автоматизированы базовые операции по обработке документов, в частности, регистрация исходящих, входящих, поручений Главного врача, обращений граждан. Все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД. В дополнение к системе «ДЕЛО» была приобретена опция «Сканирование». Также в рамках проекта проведена интеграция СЭД «ДЕЛО» с почтовым клиентом Outlook, что дает возможность автоматически регистрировать письма, поступающие по электронной почте.
После более полутора лет использования в Майминской РБ преимущества работы в СЭД для этого учреждения очевидны. Система «ДЕЛО» упростила и ускорила поиск документов, формирование аналитики для руководства и периодической отчетности по документообороту. Значительно проще стало отслеживать исполнение документов/поручений и контролировать сроки. Сотрудники Майминской РБ отмечают, что затраты времени на осуществление контроля сократились, одновременно повысилось его качество.
В Майминской РБ планируют и дальше развивать систему. В перспективе рассматривается возможность организации обмена электронными документами между подразделениями, автоматизация регистрации и обработки новых групп документов. В отзыве об опыте использования СЭД «ДЕЛО», подписанном исполняющим обязанности главного врача Евгенией Сараевой, отмечается: «Система электронного документооборота «ДЕЛО» обладает широким кругом возможностей и отвечает всем требованиям, поставленным БУЗ «Майминская районная больница» (с полным текстом отзыва можно ознакомиться здесь).
Напомним, что уже много лет СЭД «ДЕЛО» – одно из востребованных решений для автоматизации документооборота в сфере здравоохранения (как в бюджетных организациях, так и в негосударственном секторе). Эта система используется во многих поликлиниках, больницах, диспансерах, центрах гигиены и эпидемиологии, иных медицинских учреждениях, а также в отраслевых органах управления.
