СЭД сегодня – главная управленческая система

В апреле 2021 года компания ЭОС провела в традиционном офлайн-режиме свою флагманскую конференцию «Весенний документооборот». На мероприятии лидер российского рынка систем электронного документооборота представил ряд знаковых изменений в своих продуктах и предложений для партнеров. Также участники конференции смогли в живом общении обсудить важнейшие события рынка: например, введение МЭДО 2.7.1 и соблюдение политики импортозамещения. Об итогах мероприятия корреспондент ICT-Online.ru поговорил с одним из ведущих российских экспертов отрасли СЭД – председателем Совета директоров компании ЭОС Владимиром Баласаняном.

Владимир Эдуардович, расскажите, пожалуйста, о ваших впечатлениях от недавней конференции  «Весенний документооборот-2021». Как бы вы оценили ее проведение, итоги?

– Два года после офлайн-конференции  «Весенний документооборот-2019» прошли в очень активном взаимодействии ЭОС с партнерами: было много совместных проектов, но все соскучились по живому общению. И нынешняя встреча стала настоящим профессиональным праздником! Обмен новостями, опытом, идеями, представление новых решений, оживленные круглые столы. И, конечно, наиболее ожидаемым и впечатляющим событием стало первое публичное представление новой архитектуры наших решений – «ЭОС Платформы».

В целом конференция в очередной раз продемонстрировала, что сообщество компании ЭОС и ее партнеров – это единая высокопрофессиональная команда, способная совместными усилиями реализовать самые масштабные и передовые проекты в России и ближнем зарубежье.

Насколько, по-вашему, содержание конференции отразило тренды на рынке электронного документооборота? Какие из них вы бы назвали ключевыми в развитии отрасли?

– Собственно лейтмотив конференции – ответы нашей компании на вызовы тотальной цифровизации 2020-х годов: новое понимание роли СЭД, новые технологии и продукты, новые инициативы государства.

Что касается систем электронного документооборота, то в течение последнего десятилетия произошло переосмысление их функциональности и места в ИТ-архитектуре предприятия. СЭД уже не только система, реализующая классическое делопроизводство, то есть контроль за движением организационно-распорядительных документов. Сегодня конкурентоспособная СЭД – это главная управленческая система организации, многоуровневая и территориально распределенная экосистема, включающая или интегрирующая различные прикладные системы, а также обеспечивающая связь с внешними системами, такими как МЭДО, СМЭВ, ЭДО и др.

Скажем, сегодня заказчик, используя нашу систему, получает готовый функционал управления проектами, ведения договоров, закупочной деятельности, работы с системами передачи юридически значимых документов, оказания госуслуг, работы с обращениями граждан, проведения совещаний, ведения портала, архива и т. д.

И именно этот тренд на расширение функциональности стал основой создания нашей технологической платформы будущего – «ЭОС Платформы». Она обеспечивает выполнение базовых функций работы с документами и оснащена самыми современными инструментами интеграции, а также набором уже готовых специализированных функциональных модулей. Это позволяет быстро создавать широкий интегрированный комплекс решений на основе специфики и требований заказчика.

Что вы скажете о проекте типовой отраслевой системы СЭД (ТОР СЭД), разрабатываемой Минцифры (НИИ «Восход») в рамках программы «Цифровая экономика»? Если ли перспектива у этого проекта?

– В текущем виде это «легкая облачная» СЭД, рассчитанная на отдельные малобюджетные органы власти, поскольку «подключение» к ней будет бесплатным. Вопрос в том, насколько целесообразна разработка еще одного продукта в условиях зрелого и высококонкурентного рынка уже готовых коммерческих СЭД. Будущее этого проекта зависит от того, удастся ли разработчикам добиться достойного соотношения стоимости владения и качества. К тому же следует учитывать, что, как правило, в процессе такой многолетней разработки изначально поставленные цели могут быть скорректированы и уточнены. Так что – время покажет.

Вы являетесь  участником экспертных советов Минцифры, связанных с отечественным программным обеспечением и развитием электронного документооборота. Эти экспертные советы начали усиленно работать – чего ждать от них в ближайшее время?

– Действительно, начиная с прошлого года работа экспертных советов стала не просто активной, а по-настоящему интенсивной. Достаточно сказать, что сейчас эти экспертные советы собираются еженедельно. В каждом случае, конечно, своя история.

Экспертный совет по программному обеспечению занимается формированием реестра отечественного ПО. С 2021 года включение продукта в этот реестр дает ему не только преимущество при госзакупках, но и является условием получения разработчиком льготы по НДС. Это не только в несколько раз увеличило поток заявок на включение в реестр, но и предъявило новые требования по формализации условий этого включения, срокам рассмотрения заявок и прозрачности процедуры.

Минцифры своевременно предприняло ряд мер по повышению эффективности работы экспертного совета: и расширение состава совета, и более широкое привлечение Центра компетенций по импортозамещению к технической обработке заявок, и ввод в действие новой версии самого реестра. Теперь включение в реестр – это госуслуга с четко сформулированными требованиями к заявкам, строго соблюдаемым регламентом и прозрачной для заявителя процедурой. В частности, в случае подготовки проекта отрицательного заключения заявитель приглашается на встречу с экспертами для разъяснения причины отказа и обсуждения возможных вариантов решения выявленной проблемы.

Государственная политика импортозамещения определенно сказывается на деятельности производителя СЭД. Насколько, по-вашему, в таких условиях меняется ландшафт отрасли сегодня? Какие продукты и решения получают от этого конкурентные преимущества, а какие нет? Какие сложности или возможности возникают у ЭОС и его партнеров в связи с такой политикой?

Российский рынок СЭД уже давно импортозамещен, отечественные производители практически вытеснили зарубежные системы. Тем не менее, отрасль испытала огромную нагрузку, связанную с требованием обеспечить работу СЭД на отечественных операционных системах и с отечественными системами управления базами данных. Дело в том, что ранее практически все вендоры поставляли системы, работающие только на зарубежных СУБД и ОС и интегрированные с зарубежными офисными приложениями, поскольку именно такова была ИТ-инфраструктура у подавляющего большинства заказчиков. Потребовались существенные ресурсы для портации СЭД на отечественные продукты из реестра.

При этом, однако, на негосударственном рынке работу СЭД с зарубежными продуктами никто не отменял. Естественно, более широкая мультиплатформенность требует дополнительных затрат при разработке, тестировании, внедрении и сопровождении. Соответственно и мы и наши партнеры, выполняющие эти работы, расширяем свои компетенции и увеличиваем затраты. Но, с другой стороны, мультиплатформенность повышает конкурентоспособность наших продуктов, а затраты в какой-то степени компенсируется льготами для отечественных производителей.

Отдельно хотелось бы узнать «из первых уст» о работе над новым форматом межведомственного электронного документооборота (МЭДО), которым занимается экспертный совет при Минцифры. Почему, по-вашему, этот проект развивается столь стремительно и вызывает такое внимание регуляторов? Какова роль ЭОС в разработке этого проекта, и реализован ли проект уже полностью?

– В 2020–2021 годах Правительство настойчиво предпринимает важные и последовательные шаги по цифровизации госуправления, в том числе по максимальному уменьшению доли бумажных документов и повышению эффективности обработки электронных документов.

Система МЭДО уже более 10 лет обеспечивает обмен документами между СЭД федеральных и региональных органов власти, подключенными к этой системе. В прошлом году по инициативе аппарата Правительства был разработан новый протокол обмена – 2.7.1. Если прежде допускался обмен сканами бумажных документов, то в рамках 2.7.1 допускается обмен только электронными документами- подлинниками. Кроме того, протокол МЭДО 2.7.1 обеспечивает более эффективный контроль за прохождением документов. Его введение позволит сократить количество бумажных документов, сделать межведомственный документооборот более прозрачным и автоматизированным.

Работы по разработке и внедрению протокола ведутся в тесном и постоянном взаимодействии Минцифры с экспертным советом, в который входят все ведущие разработчики СЭД. И, конечно, мы принимали в этой работе самое активное участие, ведь большинство ведомств-участников МЭДО используют наши системы.

В настоящее время все вендоры СЭД уже разработали и предоставили заказчикам модули, обеспечивающие обмен по протоколу 2.7.1, а сам процесс перехода к работе в этом протоколе ведомств-участников МЭДО в значительной степени завершен.

Но на этом развитие МЭДО не прекращается. В ближайшее время ожидается обновление Постановления Правительства от 25 декабря 2014 года №1494 «Об утверждении правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия государственных органов и государственных организаций». Главное новшество: участниками МЭДО смогут стать не только органы власти, непосредственно подключенные к МЭДО. Каждый из этих органов власти сам может стать оператором более низкого уровня иерархии и обеспечить включение в МЭДО других организаций, например, органов муниципального управления, подведомственных организаций и т. д. Таким образом, на основе МЭДО можно будет обеспечить связность документооборота в организациях в масштабе всей страны.

А следующим важным шагом станет протокол, пока условно названый МЭДО 3.0. Главным и революционным в нем будет переход от обработки электронных документов в печатном формате .pdf  к структурированному формату типа .xml.  Другим новшеством может стать и введение новой технологии, позволяющей работать с документами, имеющими пометку «ДСП», в электронной форме. Сейчас такие документы обязательно должны быть на бумаге.

Как в стране решается задача формирования архивов цифровых документов, есть ли здесь продвижение?

– Проблема архивного хранения является важнейшим препятствием на пути к сокращению бумажного документооборота. Электронные документы, в отличие от бумажных, невозможно сохранить путем консервации, как это делается в традиционных архивных хранилищах. Устаревают и меняются носители, форматы хранения, а также связанные этими форматами программы. А это значит, что для долговременного хранения электронных документов нужно менять носители и форматы, используя при этом новые технологии и новую нормативную базу. Без решения этих проблем организации – даже в случае полностью электронного документооборота – вынуждены будут все равно изготавливать бумажные подлинники для обеспечения существующих требований архивного хранения.

В самое последнее время были предприняты важные шаги для решения этих вопросов хранения электронных документов. Так, в мае этого года Правительство внесло в Госдуму законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты (в части использования и хранения электронных документов)». Обсуждать законопроект еще рано, он еще не успел пройти первого чтения, но самое важное его положение – допускается, наконец, изменение форматов (в т. ч. носителя) документов с сохранением их юридической силы. Кстати, на одном из этапов в работе над этим проектом принимал участие и наш ведущий эксперт – Наталья Храмцовская.

Другой важной инициативой Правительства является создание Центра хранения электронных документов (ЦХЭД) Росархива в Обнинске, в котором будут храниться электронные документы органов власти. Центр планируется ввести в эксплуатацию в 2024 году, а сейчас ведется совместная работа Минцифры и Росархива по разработке соответствующей информационной системы. Этот проект, в котором мы тоже принимаем экспертное участие, будет серьезным стимулом для новых научных исследований, развития нормативной базы, и накопления практического опыта архивной работы с электронными документами.