Многие руководители не осознают, сколько денег тратится на печать в их организации. У каждого бизнеса есть свои операционные расходы. Например, расходы на печать многим предпринимателям нужно принять как должное, поскольку сложно представить себе современный офис без надежного принтера или МФУ. Как показывает практика, сокращение затрат на печать может существенно сократить крупные траты бюджета компании.

Многие компании постепенно начинают осознавать важность сокращения бумажных копий и контролировать затраты на печать. Данные ошеломляют: исследование modern office methods показывает, что в среднем офисный работник использует 10 000 листов копировальной бумаги каждый год, и почти половина этой бумаги отправляется в мусор.

Традиционная модель организации печати

Многие организации стараются интегрировать и усовершенствовать печатную инфраструктуру для работы, но не имеют единых стандартов и ограничений. В итоге эта система становится слишком трудной для управления и контроля. Подобные ошибки приводят к большому количеству траты времени и ресурсов на бумажную работу на работу с документами. Руководители зачастую даже не замечают масштаба постоянно возникающих издержек. Множество опрошенных IDC, не смогли оценить все свои прямые и косвенные расходы на бумажный документооборот.

Оптимизация печати документов для многих компаний не является приоритетной задачей. Причина этого кроется в том, что многие связывают организацию печати исключительно с печатающими устройствами – сетевыми принтерами и МФУ – и, соответственно, налаживанием их функционирования.

Дальнейшая организация печати основана на постоянном обслуживании печатающих устройств (замена тонера, принтеров, драйверов на рабочих станциях и пр.). Такие решения можно считать рациональными, если в компании сотрудники работают в одном офисе с и пользуются одним-двумя принтерами, а внутренняя конфиденциальность печатающихся документов не особо важна. В противном случае, компания, которая «по старинке» приняла у себя приведенную упрощенную концепцию печати, неминуемо столкнется с рядом существенных проблем, потенциально приводящим к сбоям производства и неоправданным финансовым затратам, а иногда, и к критическим потерям.

Суммарная стоимость владения печатающим устройством (ТСО - Total Сost of Ownership), включающая расходы на приобретение расходных материалов (тонер картриджей, блоков формирования изображения и т.д.) в период его эксплуатации, может во много раз превышать затраты на покупку самого устройства.

С оценками объемов денежных затрат на печать в различных ситуациях можно ознакомиться в статьях цикла «Считаем ТСО», регулярно публикуемых на сайте «Бестселлеры IT-рынка» (например, «Задачи схожие, экономичность разная», «Сколько на самом деле стоит дешевый принтер», или «Насколько экономичны «рабочие офисные лошадки» .

1. Сократите количество печати

Согласно исследованию MomNet, средний сотрудник печатает слишком большое количество копий каждый год, в среднем 10 000 экземпляров на одного работника. Это количество может варьироваться в зависимости от отрасли, но в большинстве случаев этот показатель все-равно нерациональный.

Исследование Keypoint Intelligence показало, что лишь 60% офисной печати необходимо сотрудникам, независимо от возраста и размера компании, а 40% печати тратится впустую. Обязательно изучите все объемы необходимой печати для каждого сотрудника и сделайте все возможное, чтобы оптимизировать печать.

Вспомните, что вы, возможно, напечатали за последний год — презентации для встреч, демонстрация слайдов, контракты, предложения и даже (ах!) электронные письма — все это занимает приличное количество бумаги, особенно если вы делаете копии и просматриваете несколько черновиков. И если вы печатаете из Интернета, часто в конце есть страница, на которой нет ничего, кроме URL-адреса, и эта страница попадает прямо в корзину.

Начните использовать PIN-код или NFC-карту, чтобы «разблокировать» принтер. Это сокращает риск перехвата конфиденциальных материалов и уменьшает отходы при печати. Такой подход особенно полезен в отделе кадров, юридическом отделе и бухгалтерии, где сотрудники работают с большим количеством конфиденциальных документов.

Кроме того, вы можете легко сэкономить на расходах на печать, рекомендуя сотрудникам отправлять PDF-файлы по электронной почте, делать заметки на своих устройствах и проводить презентации в Zoom и Microsoft team.

2. В среднем компании тратят 1200 долларов в год на печать на одного сотрудника — экономия на расходах за счет изменения офисной политики.

Мало того, что средний сотрудник печатает слишком много копий, так еще и средняя компания ежегодно тратит 1200 долларов или больше на расходы на печать в расчете на одного сотрудника.

Сокращение количества копий, необходимых вашим сотрудникам, может значительно снизить эти расходы, хотя конечно, есть и другие причины для подобных решений.

Еще одним фактором, влияющим на расходы на печать, является использование печатающих устройств в личных целях. Как показывает исследование InfoTrends, 78% офисных работников признают, что используют свои рабочие принтеры в личных целях. Если в ваших компаниях сотрудники пользуются принтерами и МФУ в личных целях, я предлагаю прибегнуть к следующему способу - создайте четкую политику в отношении использования принтера. Это может включать в себя такие политики, как разрешение сотрудникам использовать офисный принтер в личных целях, но затем они должны возместить компании стоимость копий, которые они делают.

3. Используйте функции авторизации печати

Бывают случаи, когда мы отправляем документ на печать, но отвлекшись на другие дела, забываем забрать распечатанный документ. Такое иногда случается.

По данным технического документа Brother UK «Скрытые расходы на печать», средний сотрудник ежегодно забывает забрать на принтере до 600 листов бумаги. Печатные копии, забытые в таком объеме, наносят крупный ущерб бюджету компании любого уровня.

4. Используйте определенный шрифт
По данным CNET.com, шрифты Century Gothic, Ecofont и Times Roman входят в число самых экономичных шрифтов, а Arial требует большого количества тонера. В тестах, сравнивающих использование Century Gothic и Arial, Century Gothic обеспечил экономию на 31% по сравнению с Arial.

Новые данные от Printer.com показали, что, поскольку разные шрифты используют разное количество чернил для печати, использование правильного шрифта может сэкономить до 31% расходов на струйные принтеры и картриджи с тонером.

5. Переходите на цифровые технологии, когда это возможно

В США компании ежегодно тратят миллиарды на печатные формы, большинство из которых устаревают в течение нескольких месяцев. Мало того, типичный сотрудник тратит много времени на поиск распечатанных документов, спрятанных в картотеках. Все эти потери производительности и времени сотрудников складываются и стоят компаниям денег.

Когда электронные формы организованы и доступны в режиме онлайн через систему управления документами, часто используемые формы могут быть заполнены и распространены быстро и легко, даже не распечатываясь, что экономит драгоценное время и деньги в процессе. Насколько важно поддерживать цифровые активы? Подсчитано, что 70% предприятий, которые полагаются на бумажные документы, могут разориться в течение трех недель, если все они погибнут в результате пожара или наводнения.

Выводы

Даже для небольших компаний дополнительные инвестиции на внедрение подобного решения с большой вероятностью будут оправданы в обозримой перспективе.

Это обусловлено, во-первых, значительным снижением рисков от возможного несанкционированного доступа к бумажным версиям конфиденциальных документов; во-вторых, существенной экономией на расходных материалах; и в-третьих, уменьшением нагрузки на внутренние службы поддержки пользователей. А высокая практичность системы безусловно усилит автоматизацию бизнес-процессов в компании и общую слаженность корпоративной инфраструктуры.

Тарик Альхаурани, исполнительный директор KYOCERA Document Solutions Russia