На отечественном рынке КЭДО и ЭДО для работы с электронными документами большое количество программ и онлайн-сервисов. Чуть меньше их для работы с кадровыми электронными документами в соответствии с действующим законодательством РФ. Мы подумали, что просто сравнивать между собой сервисы КЭДО нецелесообразно – уж слишком много критериев. Функционал, стоимость, поддерживаемые электронные подписи…список можно продолжать до 10-15 параметров и более. Решили остановиться на удобстве работы с сервисом, и сравнить по этому показателю 7 популярных решений от российских разработчиков. Правда, удобство работы – понятие расплывчатое, поэтому давайте сначала уточним, что именно будем под этим подразумевать.
Как будем оценивать удобство
Под удобством сервиса кадрового электронного документооборота можно понимать разное. Чтобы не возникло путаницы, предлагаем оценивать данный показатель следующим образом:
· Удобство запуска КЭДО в компании: пробный доступ или осуществляется демонстрация функционала для оценки возможностей перед покупкой лицензии, варианты исполнения сервиса, примерная длительность его настройки для начала полноценной работы.
· Удобство для сотрудников кадровой службы: основные возможности и доступ к ним, интерфейс, работа с электронными документами в сервисе.
· Удобство для рядовых сотрудников: способы входа в сервис, интерфейс личного кабинета, возможности работы с электронными документами и электронными подписями.
· Напоминания – типы напоминаний, способы оповещений пользователей о поступлении новых кадровых электронных документов, напоминания о необходимости их подписания в срок.
Для некоторых пользователей важны только несколько из перечисленных выше критериев.
Виктор, руководитель производственной компании «Текстильный рай»:
«Главное, чтобы был модуль интеграции с 1С:ЗУП для кадровика и удобный, простой и функциональный личный кабинет в мобильной версии для сотрудников. Сравнили несколько сервисов, у которых всё это есть, посмотрели по другим возможностям, по стоимости. Остановились пока что на «Добыто. КЭДО», а дальше посмотрим».
Другие же выбирают программное обеспечение достаточно скрупулезно, изучая, насколько удобен он будет от запуска и настройки до рассылки кадровых документов и их подписания в один клик. Поэтому мы постарались охватить как можно больше критериев, которые, так или иначе, относятся к удобству работы с ПО.
«Добыто. КЭДО»
Сервис кадрового ЭДО от ООО «Человеческие Ресурсы». Разработан в соответствии с 63-ФЗ, включен в реестр отечественного ПО, сервера расположены на территории России.
В «Добыто. КЭДО» не предусмотрено демо периода, да и, согласитесь, это, в принципе, трудно сделать, ведь на стороне клиента требуются настройки, внедрение не самого простого программного обеспечения для того, чтобы пользователь мог бесплатно поработать в сервисе для оценки удобства. Считаем, что демоверсия продукта для сервиса кадрового электронного документооборота – это лишнее. В «Добыто. КЭДО» есть комплексная демонстрация, предоставляемая по запросу. Если по демо возникнут вопросы, то специалисты разработчика всегда смогут развернуто на них ответить. Другой вариант – приобрести «на пробу» минимальную лицензию на 50 пользователей, поработать с сервисом, и уже окончательно решить – подходит он или нет.
Особенности подключения и работы с «Добыто. КЭДО»
Сервис доступен как в облаке, так и в коробочном исполнении, когда клиент может хранить все документы и компоненты сервиса на своем сервере. Крупные компании обычно выбирают вторую модель, а небольшие фирмы и организации с численностью 200-500 сотрудников могут остановиться на облаке.
В стандартном варианте, когда ничего специфического не требуется, т.е. заказчику не нужна доработка под его нужды, удаленная настройка модуля интеграции 1С:Зарплата и управление персоналом займет порядка 15 минут. Если необходимо специфическое решение, то с учетом выезда и работы IT-специалиста первоначальная настройка займет не более 1 дня. При запуске проводится первоначальное обучение пользователей. Кстати, есть полноценная база знаний с удобным поиском на основе AI, поэтому ответы на часто возникающие вопросы сотрудники могут подсмотреть там. И это отлично, потому что исследования разработчика платформы для создания сообществ поддержки клиентов Copiny.com показали, что до 50-80% людей пользуются поиском по базе знаний.
В основном всех интересует не отдельное ПО само по себе, а возможность его интеграции в 1С:ЗУП и иные системы, используемые в компании. Согласитесь, работать в нескольких окнах – совсем не то, что работать в одном окне, т.е. в одной программе, куда интегрированы модули нужных приложений, сервисов. В «Добыто. КЭДО» предусмотрен готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП (для других систем можно использовать API). Кадровик в привычной ему системе сможет работать с документами, вести учет, и сразу же использовать возможности КЭДО. Можно отправлять документы нужным одному или нескольким сотрудникам, группам (отделам), формировать маршруты согласования, в т.ч. и сложные с последовательным, параллельным согласованием, создавать шаблоны документов и многое другое.
Остальные сотрудники получают доступ к личному кабинету через веб-интерфейс. Пользоваться ЛС можно как с компьютера, так и мобильного устройства в любое время и любом месте, а не только на работе. Для входа используется e-mail и пароль. В самом личном кабинете рабочие инструменты сотрудника разбиты по вкладкам, что удобно – можно сразу посмотреть, какие документы и когда требуют подписания, а какие уже подписаны. Подпись в один клик (касание). Еще хорошо, что заявку на выпуск УНЭП сотрудники оформляют прямо из ЛС. Не нужно отдельно обращаться в отдел кадров, и уж тем более – никакой необходимости для работодателя выпускать на каждого сотрудника выпускать подпись ЭЦП в удостоверяющем центре.
Как отмечает Антонов А.И., руководитель отдела кадров компании «АСП-Финанс», выпуск неквалифицированной электронной подписи на сотрудников – настоящая головная боль начальства. Когда получить НЭП можно всего за 15-60 мин. прямо в сервисе, то это очень удобно.
Идеальной дисциплины не существует даже в армии, ни то, что в компании. Все равно кто-то где-то забудет вовремя отправить документ, подписать его, поставить подпись в разделе ознакомления с графиком отпусков и т.д. Нужны напоминания. Это автоматические сообщения, которые приходят пользователю с целью напомнить (сообщить) об определенных действиях в системе. В «Добыто. КЭДО» оповещения приходят по e-mail, SMS, в Telegram. Как только работнику приходит новый кадровый документ, то почти мгновенно поступает и оповещение в одном или всех выбранных каналах. Соответственно, риск того, что кто-то не узнает о необходимости ознакомления, подписания документа, сведен к минимуму. Кстати, кадровик, если видит, что кто-то из работников долго не ставит свою НЭП, может отправить повторное напоминание прямо из вкладки «Добыто» в 1С:ЗУП.
В целом, по всем определенным критериям «Добыто. КЭДО» является удобным сервисом кадрового электронного документооборота.
Астрал iКЭДО
Облачный сервис кадрового электронного документооборота от АО «Калуга Астрал». Внесен в реестр отечественного ПО, все документы хранятся в защищенном виде на серверах, расположенных в России.
В Астрал iКЭДО нет полноценного пробного периода. Есть условие о том, что первый месяц пользования заказчик получает бесплатно, но только нужно понимать, что оформляется лицензия не на месяц. Т.е. полноценно оценить возможности сервиса бесплатно до приобретения лицензии – заказ демонстрации, доступный по заявке на сайте разработчика.
Сервис изначально позиционируется в качестве облачного, т.е. все документы хранятся в облаке, хотя локально и можно их хранить в 1С. Облачное хранение удобно тем, что ответственность за сохранность документации, защиту персональных данных ложится на оператора КЭДО, а не на работодателя. С другой стороны, некоторые компании с развитой службой информационной безопасности хотят иметь возможность хранения документов исключительно на собственных серверах.
Астрал iКЭДО доступен в виде web-версии и в качестве модуля для интеграции с учетной системой заказчика (1С и пр.). В онлайн-версии в личном кабинете сотрудник кадровой службы получает все основные возможности работы с кадровыми электронными документами – создание, редактирование, рассылка, отслеживание статуса, загрузка, выгрузка и т.д. Удобно небольшим фирмам, не желающим тратиться на 1С. С другой стороны, большинство компаний все же использует 1С:ЗУП, а модуль в iКЭДО реализован менее удачно, чем в «Добыто. КЭДО». Так вот, если выбрать модуль, то его внедрение в 1С не должно занять много времени, но тут есть одно «но». Согласно договору, заключаемому с «Калуга Астрал», срок внедрения явно не указан, но сообщается, что после заявки и оплаты в течение 2-х дней с заказчиком свяжется специалист компании для назначения даты и времени. Т.е. общее время – время на внедрение + 2 дня. Другое дело – web-версия. Она доступна «как есть», и сразу. Что-то изменить в личном кабинете, добавить или убрать какой-то функционал не получится. Но разработчик обещает помощь при интеграции с 1С.
Изначальное обучение минимальное. Видимо, в «Калуга Астрал» считают, что лучшая система обучения – это самообучение. Это может быть как минусом, так и плюсом. Кадровикам и работникам придется потратить немного времени, чтобы полностью освоиться с системой. Техподдержка есть, но обращаться туда каждый раз по возникающим вопросам – не лучшее решение, ведь мгновенно обрабатывать заявки никто не будет. Зато в Астрал iКЭДО много обучающего видеоматериала, относительно регулярно проводятся вебинары, в т.ч. и по теме пользования сервисом. Мы считаем, что первоначальное и последующее обучение вместе с базой знаний и видео должны быть обязательны, а так – каждый работодатель сам для себя решает, что ему важнее.
Ольга, сотрудник КДП в строительной компании «СтандартСтрой»:
«Если у программы изначально простой и понятный интерфейс, то никакого вводного обучения не нужно – сотрудники должны сами интуитивно понимать, что и для чего, как все работает. Наличие справочников, базы знаний – это, конечно, плюс. Важно только, чтобы вся это информация постоянно обновлялась, пополнялась новыми статьями, инструкциями».
Удобство работы кадровика на примере модуля 1С вполне типовые – работа в одной программе со знакомым интерфейсом, просмотр статуса кадрового документа в 1С, все кнопки находятся на привычных местах. Модуль 1С позволяет работать с неформализованными документами, вести двухсторонний обмен документами и пр. В целом, тут все стандартно, хотя и отметим, что в «Добыто. КЭДО» модуль интеграции с 1С реализован несколько удобнее, а его функционал можно «допиливать» под нужды заказчика.
Личный кабинет сотрудника доступен через веб-интерфейс с компьютера или мобильного устройства. Как и у «Добыто. КЭДО», в Астрал iКЭДО отсутствует мобильная версия, но она и не нужна особо. Далеко не все работники готовы устанавливать какие-то дополнительные приложения на личный мобильный. В ЛС сотруднику доступны все документы, которые он должен подписать или уже подписал. Можно самому отправлять документы в кадровую службу – например, заявление на отпуск. Сам интерфейс простой и удобный, хотя и немного «тяжелый». Считаем, что его можно было сделать более дружественным для пользователей. Юзабилити для пользователя в лице рядового сотрудника выходит на первый план.
Настройка уведомлений в Астрал iКЭДО, в принципе, не такая сложная, хотя и отнимает лишние секунды времени у кадровика. Уведомления о новых документах поступают сотрудникам по e-mail или в Telegram. Судя по отзывам – уведомления могут поступать с задержкой. Если кто-то из работников долго не подписывает документы, то кадровик отправляет повторное уведомление.
Удобен ли сервис Астрал iКЭДО? Если рассматривать в целом, то можем сказать, что пользоваться им будет удобно. Опять же, если по отдельным критериям, то некоторые недочеты имеются.
Контур.КЭДО
Сервис КЭДО от СБК Контур – официального оператора ЭДО и аккредитованного центра. Гарантированное защищенное, безопасное хранение информации по данным регулярных аудитов, как заверяет разработчик.
Пробного периода в Контур.КЭДО не предусмотрено, как и отсутствует демоверсия для оценки возможностей и удобства работы с сервисом. Единственное, что предлагают на официальном сайте – связаться с менеджером и получить консультацию. Как-то была акция, когда можно было бесплатно пользоваться Контур.КЭДО, но сейчас она не действует.
Сервис доступен в виде web-версии, модуля интеграции с 1С и другими учетными системами, мобильной версии. Кадровым сотрудникам удобнее будет пользоваться привычной системой с внедренным в нее модулем, а что касается рядовых сотрудников, то тут можно выбрать между веб и мобильной версией. Соответственно, меняется и стоимость лицензии. Считаем, что мобильная версия – это лишнее. Действительно, среди более чем 15 сервисов КЭДО, представленных в настоящее время на отечественном рынке, мобильная версия в виде приложения есть лишь у нескольких из них. Почему? Зайти со смартфона в личный кабинет можно и через веб-интерфейс – тут версия ЛС все равно оптимизирована для работы с мобильного устройства. А устанавливать специальное приложение вряд ли захотят 100% сотрудников.
Время внедрения напрямую зависит от того, какая именно версия требуется работодателю. Очевидно, что для веб-версии потребуется минимум времени, а для модуля интеграции с учетными системами, особенно, если потребуется его доработать под нужды заказчика, потребуется уже несколько дней.
Напомним, кстати, что в «Добыто. КЭДО» внедрение нестандартного решения для интеграции с 1С займет не более 1 рабочего дня. Сроки согласуются с представителями СБК Контур после выбора версии и особенностей внедрения в компании. Проводится обучение кадровых специалистов, а для сотрудников предоставляются инструкции. Имеется круглосуточная техническая поддержка, где при необходимости можно будет задать интересующие вопросы.
Контур.КЭДО для кадровиков относительно удобен, интерфейс интуитивно понятен, и все на своих местах. В рабочем окне сразу отображается основная информация: один документ передается или пакет, дата создания документа, его наименование, отправитель и получатель или получатели, текущий статус и связь с 1С. Можно отправлять произвольные документы, из справочника или проведенные в 1С. Доступна возможность редактирования печатной формы перед отправкой электронного документа. При отправке кадровик указывает, какие именно и когда будут отправляться уведомления.
Сотрудники компании работают с кадровыми документами в личном кабинете в веб-версии или в мобильной версии. Отображаются все доступные для конкретного работника электронные документы – входящие и исходящие. Указан статус, дата подписания. Подписывать сотрудники могут простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Да, выпуск УНЭП, как и в «Добыто. КЭДО», возможен через личный кабинет, только потребуется приобретать необходимый комплект ЭПЦ отдельно в удостоверяющем центре Контур. В «Добыто. КЭДО» выпуск неквалифицированных подписей бесплатен, поскольку стоимость услуги уже включена в лицензию.
Уведомления о поступлении новых документов для сотрудников, об изменении их статуса, повторные напоминания направляются только по SMS и e-mail. Других вариантов просто нет. Это немного странно, ведь у большинства сервисов кадрового электронного документооборота присутствует хотя бы 1 мессенджер, а у некоторых – и популярные социальные сети. Чем больше каналов связи с сотрудником, тем меньше вероятность, что будут пропущены важные кадровые документы.
Юлия, HR-менеджер консалтингового агентства «Юлиана и Ко»:
«Мы заметили, что некоторые из сотрудников постоянно подписывали документы своей ЭЦП с задержкой без объективных причин. Уведомления в прежней системе КЭДО отправляли только по e-mail. После перехода на новый сервис с возможностью отправки напоминаний по SMS и в Telegram такая проблема исчезла».
Контур.КЭДО по многим показателям удобства приближен к «Добыто. КЭДО». Интерфейс понятный, особых сложностей при работе возникнуть не должно. Есть все необходимое для эффективной работы кадровой службы. Сотрудникам доступен максимально упрощенный личный кабинет, где доступен необходимый функционал для работы с электронными документами. К недостатку в плане удобства можно отнести отсутствие уведомлений в мессенджере.
HRLink
Сервис, разработанный одноименной компанией, совмещает в себе функционал системы КЭДО и HR-системой в плане автоматизации рекрутинга. По найму персонала нас в данной публикации не интересует, поскольку рассматриваем удобство именно в КЭДО. Примечательно, что изначально HRLink создавался для внутренних нужд, и использовался внутри компании. С началом массового перехода бизнеса на кадровый электронный документооборот сервис стал доступен на отечественном рынке. Имеются сертификаты соответствия ISO 9001-2015, ISO 14001-2016, 54934-2012, технология SSO.
Как и в ранее рассмотренных сервисах КЭДО, в HRLink нет пробного периода. Демонстрации по запросу тоже не предусмотрено – только промо-материалы и небольшое онлайн-демо. В качестве бонуса разработчик предлагает бесплатный подробный видеокурс по всем возможностям системы и инструментам для эффективной работы. Впрочем, этот курс получают пользователи сервиса. Целесообразен ли такой подход? Нам, если честно, хотелось бы больше знать о том, что собой представляет HRLink до покупки лицензии, которая, к слову, тут 3-ступенчатая в зависимости от уровня доступа. Т.е. для сотрудника, кадровика и руководителя 1 лицензия стоит по-разному. Просто для примера: в «Добыто. КЭДО» заказчик оплачивает лишь сотрудников, а за кадровых специалистов платить не требуется.
Для HRLink предусмотрено как локальное, так и облачное размещение с тройной репликацией. Кадровик работает и в учетной системе, и в web-версии. Как заверяет разработчик, интеграция с 1С, SAP и другими учетными системами займет всего 5 минут, и это, казалось бы, рекорд по времени внедрения. Что касается настройки системы под нужды заказчика, то тут тоже есть некоторые возможности. Очень мощная техническая поддержка. Помимо первичного обучения и помощи при внедрении есть поддержка кадровиков и сотрудников по SLA.
Кадровик может работать как в web-версии, так и в привычной учетной системе через модуль. Имеются все необходимые инструменты для работы с кадровыми документами. Гибкие маршруты подписания – последовательные, параллельные. Есть возможность массового подписания – до 500 кадровых электронных документов за 1 клик. Отдельно отметим электронный реестр документов, где имеются фильтры для быстрого поиска, сортировка результатов и выгрузка выборки. В целом, функция электронного архива с аналогичными возможностями есть и в других сервисах кадрового электронного документооборота.
Киров Виктор Павлович, руководитель подразделения образовательного центра «Знания каждому»:
«Маршруты согласования – мощный инструмент для работы с кадровыми документами. Конечно, чаще всего требуется простое подписание типа 1 отправитель – 1 получатель, но у нас и последовательные маршруты не редкость. Штат большой, и руководитель не будет подписывать каждый электронный документ отдельно, поэтому возможность массового подписания для нас является важной. Другое дело, что некоторые сервисы предлагают поддержку гибких маршрутов подписания за отдельную плату».
Сотрудники получают доступ в личный кабинет, где есть стандартные функции: ознакомление с документами, их подписание. Отметим, что сервис поддерживает 4 вида подписей: ПЭП по SMS, Госключ, Госуслуги и УНЭП. Доступ в личный кабинет возможен с любого устройства. В личном кабинете уже есть готовый пакет бесплатных шаблонов заявлений. Как и в «Добыто. КЭДО», в HRLink можно оформить выпуск УНЭП прямо в личном кабинете, а потом подписывать кадровые документы с любого устройства всего за 1 минуту.
HRLink предлагает 4 типа уведомлений: электронная почта, SMS, популярные мессенджеры и API из других сервисов. Последний вариант довольно интересный, ведь возможна интеграция практически в любую систему, которой пользуется компания – например, в тот же корпоративный чат. Опять же, не забываем про искусственный интеллект, который будет отслеживать сроки подписания, отслеживать активность пользователя в той или иной системе, мессенджере, и отправлять напоминания именно тогда и туда, когда и где пользователь почти 100% прочитает сообщение.
По основным критериям HRLink вполне удобный сервис КЭДО, и почти не уступает по удобству «Добыто. КЭДО». Можно, конечно, найти недочеты – например, в плане первоначального обучения или удобства сервиса для кадровика. Но, в целом, вполне достойный конкурент для многих сервисов.
HR Tec
Сервис HR Tec или VK HR Tec разработан компаний VK (ранее Mail.ru Group). Решение для кадрового электронного документооборота с модулем найма сотрудников. Система размещена на российском аналоге Bug Bounty HackerOne, все центры обработки данных сертифицированы по Tier3.
Пробный период отсутствует, но можно записаться на демо. Внедрение осуществляется в несколько этапов: первоначальное техническое задание, получение информации от заказчика по требованиям к системе, интеграция с 1С, предоставление демо и тестирование копии базы, подключение с развертыванием всех процессов. Суммарно это займет около 3-х недель, но окончательный срок зависит от пожеланий клиента.
Развертывание системы возможно по модели SaaS и On-Premise. Кадровик работает через 1С, а сотрудники – в мобильном приложении (iOS, Android). Возможна настройка под нужды конкретного заказчика – имеется и коробочная версия, и кастомное решение. Удобно, если нужна реализация нестандартного функционала.
Рабочее место кадровика отличается минималистическим дизайном. Предусмотрены основные вкладки: «Заявки», «Сотрудники», «Корп. документы», «Компания» и др. Можно легко отследить какие документы на каком статусе находятся. Возможно создание маршрутов согласования любой сложности, и не только в цепочке «кадровик-сотрудник-кадровик-руководитель». В маршруты можно включать бухгалтерию, юристов, архив и т.д. Удобно для кадровиков, когда документ должен пройти длинный маршрут ознакомления, согласования, подписания.
У сотрудников не менее простой и понятный личный кабинет – всего 2 вкладки. Можно создавать заявки по шаблонам – например, на ежегодный оплачиваемый отпуск. Единственное, что мобильной версии личного кабинета нет – только приложение.
Автоматическая настройка уведомлений для сотрудников и руководителей возможна по SMS, e-mail, Telegram. Чтобы сотрудники точно не забыли подписать кадровые документы, с приближением срока подписания частота напоминаний будет увеличиваться.
Можно ли считать сервис КЭДО VK HR Tec удобным? Думаем, что вполне. Интерфейс интуитивно понятный, инструменты для работы с кадровыми документами имеются в полном объеме. Не очень удобно, что система долго разворачивается, да и некоторые функции, которые в том же «Добыто. КЭДО» бесплатные, тут будут платными.
Заключение
Мы рассмотрели 5 сервисов кадрового электронного документооборота, оценили их в плане удобства работы. Все сервисы можно назвать удобными, т.е. это ТОП-5 удобных систем КЭДО. Впрочем, среди всех вариантов особенно выделяется «Добыто. КЭДО».
Если требуется простое и эффективное решение с интуитивно понятным интерфейсом и основными инструментами для работы с кадровыми документами в электронном виде, то рекомендуем записаться на демо или заказать промо именно «Добыто. КЭДО». Контакты для связи: телефон 8 (499) 110-38-07, email info@dobyto.ru, сайт https://dobyto.ru/.
