Для АО «Аэропорт Абакан» внедрение системы электронного документооборота стало одним из инструментов повышения эффективности работы. Решающим аргументом в пользу СЭД «ДЕЛО» стала возможность данного продукта удовлетворить не только требования заказчика по функционалу, но и обеспечить необходимый уровень безопасности при организации хранения данных и доступа к ним.
На старте проекта: в «облаках» не всегда лучше, даже для аэропорта
АО «Аэропорт Абакан» — главная воздушная гавань Республики Хакасия. Кроме того, для жителей региона, соседней Тывы и юга Красноярского края это единственный международный аэропорт. Организация является субъектом критической информационной структуры, что диктует особые требования к используемым ИТ-решениям по соблюдению норм безопасности и защиты информации.
Необходимость внедрения СЭД была в полной мере осознана в АО «Аэропорт Абакан» в 2017 году, после изменений в руководящем составе компании. Переход к электронному документообороту стал одним из элементов курса на повышение эффективности работы и оптимизацию операционной деятельности.
Заказчик рассматривал несколько систем, и первоначально склонялся к «облачной» СЭД. Но более детальный анализ бизнес-процессов и потребностей организации помог выяснить, что именно СЭД «ДЕЛО» позволит наилучшим образом реализовать все пожелания и при этом соблюсти требования к документообороту с точки зрения безопасности.
В результате выбор был сделан в пользу СЭД «ДЕЛО» – система наилучшим образом отвечала связке критериев «эффективность/безопасность/стоимость». Поставщиком ПО и исполнителем проекта стала компания «КС-Консалтинг», золотой партнер ЭОС, работающий на территории Сибири и Дальнего Востока.
От бумажных журналов к электронному документообороту: процесс трудозатратный, но без него нет дальнейшего развития
До внедрения СЭД ситуация в документообороте выглядела почти классически для организаций, не применяющих профессиональных СЭД/ECM-решений. Делопроизводитель регистрировал входящую корреспонденцию и другие документы в журнале. Если требовалось исполнение, то сканировал бумажный экземпляр и отправлял ответственному сотруднику по электронной почте. При этом эффективно контролировать результат и сроки было сложно, а на поиск документов в бумажных архивах и электронной почте уходило значительное время.
Оптимизировать работу с документами и улучшить исполнительскую дисциплину – такие цели озвучил заказчик на старте внедрения СЭД. В рамках этого предполагалось:
Создать электронный архив документов с простым и удобным поиском. Перевести согласование документов, особенно договоров, из бумажного в электронный вид. Перевести работу с поручениями в «ДЕЛО», чтобы появилась возможность контролировать сроки исполнения. Ускорить ознакомление с документами.
Первыми пользователями СЭД «ДЕЛО» стали секретарь-регистратор и два технолога. Для них было организовано специальное обучение. Секретарь начала работать в базе, а технологи помогали ей по мере возникновения вопросов.
Через месяц, когда на уровне делопроизводителя система была освоена, а ее функционал и удобство высоко оценены сотрудниками компании, СЭД «ДЕЛО» установили и в другие подразделения. Для пользователей СЭД прошло групповое обучение, после чего началась опытная эксплуатация системы в рамках всей организации. Еще через два месяца заказчик принял решение увеличить количество лицензий гарантированного и конкурентного доступа, а также приобрести лицензии приложения «Мониторинг документов» (это собственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения и уведомления пользователей СЭД). На рабочем месте делопроизводителя установили опцию «Сканирование без распознавания», что позволяет в момент регистрации прикреплять образы документов к их карточкам.
На данный момент все задачи, которые были озвучены на старте проекта, решены. Система «ДЕЛО» установлена во всех основных отделах компании. Документы хранятся в электронном архиве, и их легко найти по аннотациям.
Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» удалось перевести согласование договоров и других документов в электронный вид. Также в СЭД переведена работа с поручениями, что позволяет отслеживать сроки исполнения и положительно влияет на исполнительскую дисциплину.
Пресс-секретарь АО «Аэропорт Абакан» Мария Килунина так оценивает процесс внедрения системы и достигнутые результаты: «Электронный документооборот необходимо развивать, и чем скорее, тем лучше. Сейчас у нас есть определенные трудности, но никто не говорил, что это будет легко и быстро. Переход на электронный документооборот — трудозатратный, но необходимый процесс, без которого дальнейшего развития не будет».
