Администрация города Владивостока, начавшая создание системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» в 2006 году, сегодня использует одну из самых крупных среди городских муниципалитетов России систем управления документами. В СЭД «ДЕЛО» и интегрированных с ней специализированных системах «КАДРЫ» и «Архивное ДЕЛО» работает порядка 1000 пользователей, что позволило автоматизировать документооборот во всех органах администрации города.
Проект создания автоматизированной системы управления документооборотом в городской администрации Владивостока начался с закупки 47 лицензий СЭД «ДЕЛО». Внедрение СЭД муниципалитет проводил своими силами (при консультационной поддержке региональных партнеров компании ЭОС, разработчика программного обеспечения). Первыми пользователями системы стали делопроизводители. В последующие годы система планомерно развивалась – приобретались дополнительные рабочие места, опции и подсистемы, создавалась единая система документооборота, охватывающая все подразделения Администрации.
С 2010 года органы администрации города Владивостока полностью переведены на безбумажный внутренний документооборот с использованием механизмов электронной подписи. Администрация разработала все необходимые нормативные акты, которые позволили формально закрепить электронный документооборот в качестве юридически значимого.
В текущем году документооборот в мэрии Владивостока получил возможность выйти на новый этап развития: было принято решение о приобретении приложения для работы в СЭД «ДЕЛО» с мобильных устройств. Компания «КС-Консалтинг» осуществила поставку заказчику 10 лицензий мобильной подсистемы iEOS для работы руководителей на iPAD с возможностью подписания документов электронной подписью. Кроме этого, были приобретены 30 дополнительных лицензий СЭД «ДЕЛО».
В настоящий момент в Администрации города Владивостока используется 921 автоматизированное рабочее место СЭД «ДЕЛО», 59 мест системы «Архивное ДЕЛО», 26 лицензий на систему «КАДРЫ». В организации внедрены модули «Оповещение и уведомление» (51 лицензия), «Электронная подпись и шифрование» (170 лицензий) а также модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО» (30 рабочих мест). 100 пользователей работают с приложением «Мониторинг документов» - это собственная разработка компании «КС-Консалтинг» с расширенным функционалом уведомлений о событиях, происходящим вСЭД «ДЕЛО».
Систему «ДЕЛО» используют в работе различные категории должностных лиц - первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, специалисты. При подготовке и согласовании исходящих и внутренних документов бумажные экземпляры практически исключены из оборота – с момента создания проекта документа его согласование (визирование) происходит в электронном виде с использованием электронной подписи.
В качестве следующей стадии развития электронного документооборота в органах местного самоуправления муниципалитета Администрация Владивостока видит интеграцию с внешними информационными системами. Специалистами мэрии высказано пожелание о проведении интеграции СЭД «ДЕЛО» с системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), а также о разработке корректного механизма согласования в электронном виде документов, поступающих в органы Администрации из муниципальных организаций.
