Отдел конференций The Moscow Times перешел на MeetFormer - технологическую платформу для проведения специальных мероприятий. Она автоматизирует практически все бизнес-процессы подготовки и проведения конференций - от рассылки приглашений и подсчета количества делегатов до нетворкинга и сбора обратной связи.
MeetFormer - портфельный проект Softline Venture Partners, корпоративного венчурного фонда группы компаний Softline. Команда MeetFormer разрабатывает программный продукт, который в одинаковой степени эффективно помогает решать свои задачи и организаторам конференций, и спонсорам, и делегатам. С точки зрения организаторов платформа собирает исчерпывающую статистику по активности делегатов на конкретном мероприятии и позволяет получать обратную связь, касающуюся качества контента. С точки зрения гостей - способствует расширению круга контактов на конференциях и хранит их в личном кабинете. С точки зрения спонсоров - представляет собой эффективный инструмент продаж, «заточенный» на работу с аудиторией конференций.
Первый шаг к автоматизации бизнес-процессов в отделе конференций The Moscow Times был сделан в сентябре 2014 года, когда это подразделение перешло с внутренней системы рассылок, использующей собственный почтовой сервер, на облачное решение MeetFormer. Параллельно шло создание портала, полностью реализованного на платформе MeetFormer. Решение было адаптировано под специфические запросы конференционного бизнеса - регулярные рассылки с приглашениями на мероприятия, возможность загрузки информации из файлов Excel для автоматической регистрации VIP-спикеров и СМИ, создание системы статусов пользователей (платных делегатов и гостей партнеров), определение «температуры зала» в момент выступления спикера путем интерактивного голосования.
«Практически с момента основания The Moscow Times Conferences рынок не мог предложить никакой альтернативы «возне с бумагами», из которой вырастал очевидный риск - списки участников мероприятия могли быть утеряны или попасть к третьим лицам. MeetFormer - это первое решение, которое помогло нам победить бумагу и исключить связанные с ней риски, прямые и косвенные. Но главное - после внедрения этой платформы мы первыми из коллег-конкурентов получили мощный инструмент для интерактивной оценки эффективности каждой конференции («температура зала»), научились влиять на активность аудитории, а также предоставили спонсорам конференций понятный инструмент продаж», - рассказала Катерина Норкина, директор департамента конференций The Moscow Times.
«Мы делали MeetFormer с прицелом на автоматизацию всего цикла проведения специальных мероприятий, а эту сферу в принципе непросто автоматизировать, - отметил Константин Шишлов, руководитель проекта MeetFormer. - «Испытательной лабораторией» продукта стало сообщество Business Family, которое насчитывает порядка 300 тыс. человек и проводит более 20 мероприятий в неделю в разных городах России. Всеми этими ивентами дирижирует MeetFormer. Совместный проект с The Moscow Times Conferences, вторым по величине игроком рынка бизнес-конференций в России, позволил понять, что у нас получился уникальный продукт, который полезен и организаторам, и спонсорам ивентов, и их делегатам. Платформа MeetFormer доступна всем, кто занимается организацией специальных мероприятий. Его функциональности будет достаточно для любой, даже самой нетривиальной задачи».
В планах развития системы - безопасная интеграция с системой онлайн-приема платежей The Moscow Times и работа над интеллектуальной системой рассылок вокруг ядра аудитории конференций.
