Прежде чем менять СЭД, которая исправно служила долгие годы и к которой привыкли пользователи, следует подумать, какие действия можно произвести в текущей системе, чтобы она удовлетворяла всем требованиям пользователей.

В 2017 году АО «СЭБ Банк» озадачилось вопросом повышения производительности системы электронного документооборота. Инициатива проекта по совершенствованию СЭД исходила от реальных пользователей – сотрудники банка все чаще стали отмечать медленный отклик системы на действия. Просьбы пользователей были услышаны, и руководство поставило задачу перед специалистами компании «Диджитал Дизайн» принять меры по повышению быстродействия системы. Компания «Диджитал Дизайн» на тот момент осуществляла техническую поддержку, сама система электронного документооборота на базе Docsvision в банке появилась в 2011 году.

За время пользования в системе накопились неактуальные операции, а для каких-то управленческих процессов внутри компании появились возможности совершенствования и оптимизации. Для успешной реализации проекта по повышению производительности СЭД нужно не только желание пользователей, но и тщательно продуманный план, какие именно действия помогут исправить накопившиеся проблемы. К разработке такого плана и приступили специалисты «Диджитал Дизайн».

Повышение производительности СЭД – это ресурсоемкий проект, и для получения результата требуется потратить много сил и времени. Главное, советуют эксперты, действовать последовательно, как поступил «СЭБ Банк».

Шаг первый. Обновление версии системы

Первый и самый предсказуемый шаг на пути к повышению производительности системы – это обновление версии самой платформы. Переход с Docsvision 4.5 на 5.4 подразумевает улучшения, новые архитектурные возможности, появление недостающей функциональности.

Обновление версии платформы позволяет оптимизировать основные алгоритмы обработки данных, при этом не требует больших временных и ресурсных затрат.

Шаг второй. Переезд на новые серверы

Одновременно с обновлением шел процесс перехода на новые серверы, его выполняли специалисты Банка. Это мероприятие обеспечило сокращение скорости работы системы еще на несколько секунд.

 Шаг третий. Обновление процессов

После обновления версии платформы ранее автоматизированные бизнес-процессы функционируют в «режиме совместимости», но для получения максимальной эффективности их также необходимо обновить. Платформа Docsvision обладает рядом преимуществ, которые делают переход на новые версии проще и удобней. Одним из таких преимуществ является модульная архитектура, она позволяет модернизировать существующие и внедрять новые модули независимо друг от друга без вмешательства в основные бизнес-процессы. Другим немаловажным преимуществом платформы, по словам представителя СЭБ Банка, является простое администрирование и возможность поддержки и развития СЭД силами собственных специалистов.  

В рамках текущего проекта команда «Диджитал Дизайн» совместно с сотрудниками Банка обновила два самых сложных по своей структуре модуля – процесс закупок и процесс приема сотрудников на работу. Со времени внедрения системы требования к некоторым процессам и к самим документам изменились, поэтому модули требовали не только технического обновления, но и изменений в бизнес-логике.

В ходе проведенных работ модули приобрели дополнительные функциональные возможности. Так, например, в модуле закупок стало возможным согласование документов через электронную почту без подключения к СЭД, установка лимита на сумму закупок и контроль выбора поставщиков.

Процесс приема сотрудника на работу отличается параллельным и асинхронным выполнением этапов процесса. Например, оформление документов может происходить одновременно с созданием учетной записи в корпоративных системах для нового сотрудника. С этой задачей успешно справились специалисты «Диджитал Дизайн» благодаря тесному взаимодействию с сотрудниками банка.

Остальные процессы продолжают пошагово обновлять специалисты Банка в режиме реального времени.