Придерживаясь стратегии постоянного повышения эффективности работы сотрудников с документами, ГУП «ТЭК Санкт-Петербург» продолжает наращивать функциональные возможности СЭД.
Компания «Диджитал Дизайн» завершила очередной проект для компании ГУП «ТЭК Санкт-Петербург», в ходе которого специалисты исполнителя обновили СЭД на базе Docsvision до актуальной версии платформы 5.4, выполнили архивацию данных в системе и разработали модуль автоматизации процесса работы со сметной документацией.
Главная цель нового проекта – повышение производительности системы. С момента внедрения СЭД на базе Docsvision объем документов увеличился, а интенсивная работа с большими файлами усложняла и замедляла работу пользователей. В результате перехода на новую версию платформы пользователи отметили значительное увеличение скорости работы системы. Также путем разделения базы данных на оперативную и архивную удалось значительно упростить задачи администрирования: была увеличена скорость выполнения резервной копии и развертывания системы из нее, снижены затраты на хранение резервных копий за счет уменьшения их размера.
Большой объем в общем количестве документов компании занимает сметная документация, которая является важной составной частью перечня документов, обосновывающих целесообразность реализации проекта и его экономическую эффективность. Учет сметной документации – задача непростая. Во-первых, необходимо принимать во внимание множество нормативно-правовых и законодательных актов. Во-вторых, количество документов, прилагаемых к одному проекту, может достигать нескольких сотен. В-третьих, очень важна точность в расчетах и быстрота процесса согласования, особенно при строительстве или ремонте объектов теплоэнергетики. При работе с документами вручную повышается риск ошибок, потери документов и затягивания процесса согласования.
До внедрения модуля основным инструментом сотрудников ГУП «ТЭК Санкт-Петербург» для работы с этим видом документов был набор стандартных приложений MS Office и, в частности, Excel. Это удобный инструмент для работы с одной таблицей или списком, но когда их становится, например, 300, то процесс анализа существенно усложняется и замедляется. Поэтому основной задачей внедрения нового модуля было упрощение процесса проверки суммы общей сметы на соответствие фактическому значению калькуляции и документам, в которых рассчитана себестоимость отдельных работ. Автоматические расчёты позволяют решать эту задачу за несколько секунд, в то время как ранее специалистам сметного управления могло потребоваться на это несколько дней.
Напомним, ранее компания «Диджитал Дизайн» сообщала о завершенных проектах по внедрению «Мобильного рабочего места руководителя» (АРМ руководителя) и системы «Претензионно-исковая работа» (ПИР) в ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга».
