ООО «РКС-энерго», гарантирующий поставщик электроэнергии на территории Ленинградской области, снизило объем бумажных документов на 70% - таковы итоги внедрения системы электронного документооборота Docsvision, которая последовательно развивается в компании уже 5 лет.

В настоящее время «РКС-энерго» обеспечивает электроэнергией более 800 000 человек, свыше 9 000 юридических лиц, включая крупную промышленность, а также большинство бюджетных учреждений и коммунальных предприятий, расположенных в крупных городах Ленинградской области. В состав компании входят 18 отделений, более 37 обслуживаемых населенных пунктов. Центральный офис компании «РКС-энерго» находится в Санкт-Петербурге.

До внедрения системы электронного документооборота пересылка бумажных документов между филиалами и центральным офисом занимала много времени, а количество документов могло достигать нескольких тысяч в месяц. Поэтому первоочередной задачей внедрения СЭД было снижение объема бумажных документов и, как следствие, ускорение обмена документами между офисами.

Другой важный момент, который удалось решить с внедрением СЭД, – упорядочивание всех поступающих документов.

Процесс перехода на безбумажный документооборот компания запустила еще в 2012 году, внедрив СЭД на базе Docsvision 4.5, в которой помимо регистрации входящих, исходящих и внутренних документов были автоматизированы служебные записки, согласование договоров и соглашений. Отдельный большой блок документов энергокомпании – это обращения от граждан-потребителей электроэнергии и организаций.

Благодаря проекту компании «Диджитал Дизайн» удалось сократить время на делопроизводство, исключить потерю документов, повысить контроль за процессом согласования и исполнения, сократить расходы на пересылку бумажных документов.

Но внедрением системы проект по снижению объема бумажных документов не ограничился, далее последовало внесение изменений во внутренние бизнес-процессы, продолжаются работы по модернизации и развитию системы. На сегодняшний день в компании завершился проект по обновлению платформы, с целью ускорения работы системы, и все сотрудники работают в последней версии Docsvision 5.4.

«Электронный документооборот возможен только при условии, что компания ведет планомерную работу в этом направлении. Мы запустили этот процесс еще в 2012 году. В течение 5 лет осуществлялась регулярная техническая поддержка системы, в рамках которой разрабатывались новые типы документов, расширялись функции для решения новых актуальных задач и удовлетворения потребностей пользователей. В 2017 году, в результате расширения предъявляемых к программе требований, потребовалось обновление платформы.

Быстро перевести бизнес-процессы практически в новую систему Docsvision 5.4 помогли специалисты "Диджитал Дизайн", которые все это время осуществляли техническую поддержку платформы», – комментирует директор по информационным технологиям «РКС-энерго» Евгений Викторов.

По словам Викторова, следующим крупным этапом развития системы электронного документооборота будет организация юридически значимого обмена неформализованными электронными документами путем интеграции СЭД Docsvision c операторами ЭДО. Таким образом, компания сможет обмениваться любыми неформализованными внешними и внутренними документами с поставщиками, партнерами, клиентами, удаленными подразделениями, не выходя из системы Docsvision, с применением квалифицированной электронной цифровой подписи.