Проект по автоматизации внутреннего аудита в Почте России стартовал в феврале 2016 года. Предприятию был необходим гибкий инструмент для оптимизации процессов внутреннего аудита с целью повышения эффективности управления финансово-хозяйственной деятельностью компании. Победителем в тендере Почты России стало платформенное решение АВАКОР(Автоматизация внутреннего аудита, контроля и оценки рисков), разработанное компанией «Диджитал Дизайн».
Основной целью внедрения системы было обозначено повышение эффективности и качества внутреннего аудита. В ходе первого этапа проекта был обеспечен единый методологический подход к процедурам внутреннего аудита, фокусирование на наиболее рисковых областях деятельности предприятия. Автоматизация позволила уменьшить расход времени на проведение типовых процедур. Была организована единая база знаний и статистики проверок и аудитов. У пользователей появилась возможность обработки больших объемов информации в сжатые сроки, повысилась прозрачность и оперативность предоставления информации.
Система, созданная на базе АВАКОР, обеспечила автоматизацию таких основных процессов внутреннего аудита, как годовое и оперативное планирование, подготовка и проведение проверок и аудитов, формирование отчетов по результатам проверок и аудитов с использованием механизмов автоматической сборки отчетности, управление мероприятиями по устранению выявленных нарушений совместно с менеджментом компании.
Меньше чем за год с момента ввода решения в опытно-промышленную эксплуатацию Почте России удалось сократить время подготовки отчетности по запросам с нескольких дней до нескольких минут, улучшить контроль проведения проверки и аудита благодаря удобному инструменту отчетов и возможности отслеживать результаты в режиме онлайн. Вся информация, которой оперирует система, защищена от несанкционированного доступа за счет внедрения многоуровневой модели разграничения прав доступа и дополнительных средств защиты данных.
О результатах проекта рассказывает Наталия Хмылова, директор по внутреннему контролю Почты России:«Цель проекта – добиться гибкости и быстроты реакции на изменения внутренней среды компании. Использование АВАКОР обеспечивает гарантию качества проведения внутреннего аудита, а следовательно, и качества бизнес-процессов, что позволяет нам повысить уровень зрелости процессов организации».
По словам представителя предприятия, планируется дальнейшее развитие системы. АВАКОР имеет модульную структуру, что позволяет организации поэтапно внедрять и легко развивать систему. Так, предполагается интеграция с СЭД в части исполнения поручений, подключение функции управления персоналом для учета загрузки сотрудников, оптимизации назначения сотрудников на проверку с учетом специализаций, и другие улучшения.
