В некоммерческой организации «Региональный оператор Алтайского края «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» в марте текущего года завершен первый этап внедрения системы электронного документооборота. Для автоматизации документных процессов заказчик выбрал СЭД «ДЕЛО», разработанную компанией ЭОС. Проект реализован компанией «КС – Консалтинг», партнером ЭОС в Западной Сибири.
Региональный оператор «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» создан постановлением Администрации Алтайского края от 25 марта 2014 года № 133. Данный Фонд действует в соответствии с Жилищным Кодексом РФ и предназначен для формирования долгосрочной региональной системы капитального ремонта многоквартирных домов.
До внедрения СЭД документооборот Фонда велся без использования специализированных решений. Регистрация переписки осуществлялась в программе MS Excel. На обращения граждан заводились алфавитные карточки.
Работа регионального оператора Фонда капремонта жестко регламентирована федеральным и краевым законодательством и строится на абсолютной прозрачности для граждан и контролирующих органов. Это предполагает наличие четких правил внутреннего документооборота, а также строгий контроль рассмотрения обращений граждан и организаций по вопросам компетенции Фонда. Очевидно, что только профессиональные системы автоматизации, в числе которых СЭД «ДЕЛО», позволяют организовать документооборот на должном уровне.
Приняв решение о внедрении СЭД, заказчик сформулировал первоочередные цели проекта:
1. создание базы электронных документов с возможностью оперативного поиска;
2. реализация средствами СЭД механизмов контроля сроков исполнения поручений и рассмотрения обращений граждан;
3. переход к электронному согласованию договоров и дополнительных соглашений.
Заказчик приобрел 15 лицензий (из них 10 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-Web»), а также 1 лицензию на опцию «Сканирование». 3 рабочих места «толстого клиента» были установлены в службе ДОУ (у начальника общего отдела, делопроизводителя-регистратора и секретаря руководителя). Опция «Сканирование» установлена на рабочем месте секретаря приемной. 2 полнофункциональных АРМ получили руководители управлений Фонда. В веб-интерфейсе работают генеральный директор, начальники отделов и их заместители. Для оперативного отслеживания поступления документов в СЭД, а также сроков исполнения поручений у каждого пользователя установлено приложение «Мониторинг документов» (собственная разработка компании «КС-Консалтинг»).
В рамках данного этапа проекта решены все задачи, доступные при таком количестве рабочих мест в СЭД:
1. Автоматизирована регистрация документов. За эти операции отвечают два специалиста: делопроизводитель и секретарь руководителя. Делопроизводитель регистрирует входящую корреспонденцию – заводит на каждый документ карточку в СЭД. Настроена регистрация из программы Outlook входящих документов, поступающих на корпоративную почту.
2. Создана база документов, их электронных образов и резолюций к ним. После рассмотрения руководителем входящей корреспонденции секретарь сканирует бумажные экземпляры, заносит в карточки резолюции и (при необходимости) ставит на контроль. Исходящие документы и ответы регистрируются в связке и сканируются.
3. Автоматизирован контроль исполнения. Резолюции по входящим документам отслеживает секретарь руководителя. Обращения граждан также контролируется секретарем, кроме тех, которые поставлены на «Особый контроль». Эту категорию отслеживает начальник общего отдела (в СЭД «ДЕЛО» он имеет права контролера по таким обращениям).
4. В СЭД «ДЕЛО» фиксируются и отслеживаются процессы передачи документов в подразделения и ход исполнения. После внесения резолюций документы поступают в СЭД в кабинеты исполнителей (это начальники отделов и заместители). В отделе выносится резолюция на конечного исполнителя, которая ставится на контроль, если необходимо. После выполнения поручений в систему вносятся отчеты.
5. В СЭД реализовано электронное согласование проектов договоров и дополнительных соглашений. Обмен служебными записками между отделами переведен в электронный вид.
Таким образом, с помощью СЭД «ДЕЛО» удалось автоматизировать документооборот в НО «Региональный оператор Алтайского края «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» до уровня структурных подразделений. На сегодняшний день «ДЕЛО» работает в промышленном режиме. В планах Фонда – организация обмена документами с вышестоящим ведомством – Министерством строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края. Это возможно реализовать, используя специализированное решение – СЭВ (Сервер электронного взаимодействия). Опция позволяет оперативно обмениваться документами, направленные в Фонд на исполнение, а также получать данные о приеме и регистрации в конечном пункте направленных адресату документов.
Несмотря на то, что системой «ДЕЛО» охвачены все подразделения, для полной автоматизации документных процессов (то есть для включения в электронный документооборот конечных исполнителей) недостаточно лицензий. Чтобы полнее использовать преимущества СЭД, специалисты «КС-Консалтинг» рекомендовали заказчику рассмотреть вариант увеличения количества АРМ.
