В рамках цифровой трансформации бизнес-процессов ГУП «ТЭК СПб» инициировал проект по переводу кадрового документооборота предприятия в электронный вид. До недавнего времени именно кадровый документооборот оставался одним из препятствий на пути к максимальному отказу от бумаги в работе организации. Однако осенью 2021 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс, позволившие оформлять и подписывать кадровые документы в электронном виде без обязательства хранить их бумажные копии.
Оцифровка кадровых документов производится с помощью комплексного решения, разработанного компанией «Диджитал Дизайн», которая была выбрана по итогам конкурса. Сквозная автоматизация кадровых процессов на базе платформы Docsvision представляет из себя единую систему с удобным интерфейсом, доступную на смартфоне, планшете или компьютере.
Благодаря поэтапному внедрению КЭДО у сотрудников кадровой службы ТЭКа исчезнет необходимость распечатывать большой объем распорядительных документов, включая приказы о приеме на работу, переводе, об отпусках различных видов, уведомления работников, например, об изменении условий трудового договора и т.д. Переход на кадровый документооборот позволит экономить сотни килограммов бумаги в год. Например, только приказов об отпуске сотрудников в 2021 году было распечатано 28 598, а это свыше 142 килограммов бумаги.
Эффективнее также станут процессы адаптации, оценки персонала и управления его квалификацией. Перевод кадровых процессов в электронный вид значительно сэкономит трудозатраты кадровой службы на работу с документами и позволит обеспечить взаимодействие с сотрудниками, работающими удаленно или в обособленных территориальных подразделениях предприятия, например, на котельных. Работники ТЭКа получат возможность подписывать документы дистанционно, без посещения офиса компании, с применением электронной подписи.
КЭДО также позволит автоматизировать формирование запросов в кадровую службу организации, управление отпусками, командировками, подбором и наймом персонала.
Для идентификации сотрудника и обеспечения валидности подписания кадровых документов будет выполнена интеграция системы с порталом «Госуслуги» (ЕСИА), а для обмена кадровыми документами – с программой «1С:ЗУП». Воспользоваться системой смогут все сотрудники предприятия, а единовременно в ней возможно работать до 2000 пользователям.
«Мы продолжаем работу по оцифровке и автоматизации бизнес-процессов предприятия, кадровый электронный документооборот - один из этапов этой работы. Результатом данного проекта станет ускорение процесса оформления кадровых документов, а также сокращение затрат кадровой службы на ведение документооборота. В целом переход на электронный документооборот позволит повысить производительность труда сотрудников предприятия, сократить сроки рассмотрения и исполнения документов, сделать удобнее их поиск и быстрее доставку контрагентам. ЭДО повысит оперативность принятия решений в деятельности ТЭКа и прозрачность бизнес-процессов в компании. Результатом этой работы станет более эффективное взаимодействие с потребителями услуг», - отметил генеральный директор ГУП «ТЭК СПб» Иван Болтенков.
Внедрение системы стало очередным этапом перехода ТЭКа на электронный документооборот на базе платформы Docsvision 5.5, которая используется на предприятии для ведения делопроизводства, работы с договорами, доверенностями, заявками и конкурсной документацией.
Это система CSP-класса, которая эффективно взаимодействует с другими ресурсами предприятия и интегрирована в Единую систему электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга.
