Цифровизация бизнес-процессов постепенно утверждается не только среди крупных компаний, но и в организациях СМБ. Как показал недавний опрос* компании Coleman Parkes Research, свыше 80% организаций планируют в той или иной степени усовершенствовать системы электронного документооборота, причем основное внимание уделяется финансовым подразделениям и службам ИТ.
Среди наиболее интенсивно использующих бумажные документы бизнес-процессов свыше половины респондентов отмечают обработку платежных квитанций, подготовку деловой и финансовой отчетности, кадровые и юридические формы. В то же время заметный вклад вносит и такие «необязательные» операции, как распечатка сотрудниками сообщений электронной почты – этот фактор отметили 47% респондентов.
Как следует из результатов исследования, только 28% опрошенных организаций достаточно далеко продвинулись в переводе бумажного документооборота в цифровую форму, немногим более трети респондентов уже начали этот процесс, а еще 12% планируют его начать в ближайший год.
Из тех организаций, кто уже занимается цифровизацией бизнес-процессов или планирует внедрение систем электронного документооборота около 20% проводят все необходимые работы собственными силами, около половины привлекают для этого своих поставщиков оборудования, а еще около трети обращается за помощью к независимым консультантам.
Одним из интересных выводов исследования стала более высокая приоритетность цифровизации офиса для улучшения внутренних процессов организации (снижение издержек, сокращение пространства для хранения бумаг и времени поиска нужных документов), чем для решения «внешних» задач (таких, как расширение клиентской базы или сокращения времени отклика на запросы заказчиков). Так, свыше половины респондентов отметили среди наиболее важных целей цифровизации сокращение издержек, в то время как задачи увеличения числа заказчиков и повышения уровня их обслуживания стимулируют внедрение систем электронного документооборота только у 14% опрошенных компаний.
Важное место в планах цифровизации офиса занимают вопросы защищенности инфраструктуры печати. В целом 56% респондентов включают эти задачи в общую стратегию обеспечения информационной безопасности организации. Другой актуальной задачей является интеграции мобильных устройств в системы документооборота. Две трети организаций уже предоставляют своим сотрудникам возможность мобильной печати и еще 27% планируют это сделать в течение ближайшего года.
К аутсорсингу услуг печати в конце 2016 г. обращалось более 40% из опрошенных компаний и еще столько же планирует перейти на MPS-контракты в текущем году. Лишь около 5% респондентов заявили, что в обозримом будущем не собираются их использовать. Основными преимуществами аутсорсинга услуг печати, которые отметили от 40 до 50% респондентов, являются снижение издержек и потребления бумаги, возможности контроля расходов на печать и совершенствования документооборота.
* Опрос проводился во второй половине 2016 г. независимой аналитическим агентством Coleman Parkes Research (при поддержке компании Xerox). Респонденты - организации малого и среднего бизнеса в США, Великобритании, Германии и Франции. В опросе приняли участие свыше тысячи компаний с численностью персонала от 50 до 1000 человек и оборотом от 6 до 300 млн долл. Основной целью исследования было выяснить отношение компаний к цифровизации бизнес-процессов и внедрению систем электронного документооборота как средства повышения эффективности их деятельности.