«А точно ERP?»: с чего вам начать планирование

Если на вопрос «Нужна ли автоматизация моему предприятию?» вы уже ответили твердое «да», то следом должен появиться вопрос: «Какая?».

В этом вопросе спрятано много вопросов помельче. И даже выбор – «какую программу внедрить, «1С:ERP Управление предприятием» или, например «1С:Управление нашей фирмой» – оказывается итогом ответов на эти вопросы.

Эти ориентиры, которые помогут вам понять, что дальше делать с автоматизацией, мы собрали в статье.

1. Сколько мы готовы в это вложить?

Это реальная планка, которая строго очертит ваши возможности. Зная ваш приблизительный бюджет, специалисты по автоматизации смогут подобрать решение, которое закроет потребности производства или бизнеса, и при этом не оставит вас с дырой в кармане.

Если вы хотите прояснить, что будете внедрять на предприятие – единую систему с ERP или комплекс других программ, то ориентир следующий: готовы ли вы потратить на внедрение 3,5 миллиона рублей без учета стоимости программы?

Эта сумма – нижняя планка для проекта с внедрением ERP, для которого не потребуется дописывать программу, работать со сложными бизнес-процессами и решать необычные, узкие запросы, выходящие за пределы возможностей программы.

Если бюджет меньше, это еще не значит, что от внедрения в принципе стоит отказаться. Возможно, ваши запросы (о них ниже) решит «1С:Управление нашей фирмой 8». Стоимость этой программы на порядок ниже, чем стоимость «1С:ERP. Управление предприятием», и качественное полноценное внедрение – которое включает адаптацию к вашим процессам, разработку функционала, обучение, сопровождение и весь комплекс работ – можно получить уже за 2 миллиона.

За что платить такие деньги?

Внедрение ERP-системы – это не косметический ремонт, а фактически постройка нового дома на каркасе вашего бизнеса. Проект внедрения затронет каждый аспект жизни вашей организации, и не только бизнес-процессы, но и каждого их участника.

Банально: если не научить сотрудников использовать внедренную программу, то любой бюджет, хоть миллион, хоть 10 миллионов, будет потрачен зря. Без людей программа работать не сможет, а сотрудники, которые не понимают, что делать в программе, начнут попросту саботировать процесс. И это лишь одна часть всей работы, которую включит в себя проект автоматизации на базе ERP.

2. Сколько людей будет работать в программе?

Штат будущих пользователей «1С» – очень четкий критерий. Если в программе будет работать всего 20-30 человек, а то и меньше, то ERP, скорее всего, станет слишком крупной ненужной тратой. Для решения задач, которым функционала «1С:Управление нашей фирмой» недостаточно, выгоднее может стать написанная по заказу доработка для этой программы, чем полноценная ERP-система.

И даже если в ближайшее время ваше предприятие планирует быстро расти, то средства на внедрение ERP может быть выгоднее вложить в рост, а не в программу, которую вы пока что сможете использовать в лучшем случае на 1/20 от всех ее возможностей.

«Задача специалистов внедрения – не продать больше и дороже, а подобрать оптимальное решение, которое закроет потребности заказчика. Бизнес клиента – это одна история, и он знает ее от и до. А мы знаем с этой стороны много таких историй – по большому количеству наших проектов, и благодаря этому опыту можем предложить лучшее», - комментирует Юлия Каткова, зам. руководителя отдела коммерческих проектов по работе с корпоративными клиентами «ГЭНДАЛЬФ»

3. Нужна ли единая система?

Этот вопрос подразумевает, нужно ли вам вести в одной программе управленческий, производственный, бухгалтерский и зарплатный учет, или будет достаточно объединить информацию из комплекса программ с помощью обмена данными.

Преимущества есть и там, и там. Некоторые крупные клиенты сейчас предпочитают выносить отдельно бухгалтерию и зарплату, а в ERP работать только с оперативным учетом. Это имеет смысл: обновлять и дорабатывать программы по отдельности может быть легче, чем устанавливать глобальные обновления на всю систему.

С другой стороны, настройка обмена между программами тоже может потребовать отдельных затрат. Например, у «1С:Управление нашей фирмой» с «1С:Бухгалтерия» все обмены – нетиповые, за исключением небольшой части данных. А значит, потребуются услуги программистов по их доработке.

4. Какие задачи будет решать программа?

Теперь мы напрямую подошли к выбору программного решения для автоматизации – потому что они отличаются по набору функций.

Если вам нужно хотя бы что-то одно из этого списка:

То ваш выбор почти гарантированно – «1С:ERP. Управление предприятием». Но если ответы на предыдущие вопросы говорят об обратном, то специалисты по внедрению все равно найдут для вас решение. Нужные функции можно дописать или закрыть другими программами. Поэтому к выбору программного решения нужно подходить осознанно, не опираясь только на то, что внедрение ERP – это престижно.

«Ко мне обратился клиент, строительная компания, хотят внедрить «1С:ERP. Управление предприятием». Спрашиваю, зачем: отвечают, что хотят вести бюджеты, создавать сметы по строительству, сравнивать план-факт, загружать данные из Excel, контролировать закупки и планировать их под наше производство.

Выясняю, что уже есть «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом», и нет критической задачи – уйти из них. А значит, можно установить «1С:Управление нашей фирмой для строительной организации», функционал которой решает все вопросы, кроме документооборота. Но документооборот и для ERP – это дополнительная программа. Зато «1С:Управление нашей фирмой» для строителей будет стоить 59 000 руб., а не 432 000 руб., как ERP» - рассказывает Юлия Каткова, зам. руководителя отдела коммерческих проектов по работе с корпоративными клиентами «ГЭНДАЛЬФ»

5. Кто заинтересован во внедрении?

Один из первых критериев успешности внедрения – включенность руководящего состава. Если решение продвигается снизу, то все застрянет на первом же конфликте интересов.

Если решение об автоматизации идет сверху, то приоритеты сразу понятны: например, директор хочет получить единую учетную систему, быстро видеть аналитическую отчетность, контролировать производство, чтобы автоматически и правильно считалась себестоимость, чтобы было видно, где «тормозит» заказ и т.д. Дальше к его пожеланиям добавляются пожелания подчиненных и становится понятно, каким продукт должен быть в итоге.

А вот если во внедрении участвует меньше половины руководящего состава, то и шанс успешного внедрения – 50/50, как повезет. Без директив сверху препятствием может стать что угодно, в том числе сотрудник-саботер, который хочет работать, как привык, еще десяток лет.

И следующий критерий – готовность тратить свое время на внедрение. Если вы не закладываете время на обсуждение задач, которые будут автоматизированы, на решение вопросов, которые будут возникать по ходу внедрения, то будьте готовы, что специалисты все сделают на «свой взгляд». А он не всегда может совпасть с вашим.

От небольшого позаказного производства до крупных заводов – для всех решение по автоматизации будет различаться. Какое решение выбрать, будет зависеть от множества факторов: от размера предприятия до того, сдаете ли вы МСФО.